İletişimin “MPR” Hali

Aykut Altındağ

aykut@maxihaber.net

İşi profesyonel iletişim sağlamak olan, üstelik 15 yıldır bu işi yapan bir Halkla İlişkiler Firması yayınınıza yazılı olarak bir bankanın Antalya’da gerçekleşecek sosyal sorumluluk projesi için basın gezisi daveti gönderirse ne yaparsınız? Sanırım konu yayınınızı ilgilendiriyorsa ve gidebilecek uygun durumda olan bir çalışanınız varsa arayıp LCV kaydı verirsiniz. Daha sonra İletişim Firması size birkaç gün içerisinde elektronik ortamda uçak biletinizi, detaylı gezi programınızı ve havaalanı buluşma saatinizi bildirir. MPR’dan yayınımıza davet ulaştığında onlarcasına katıldığım farklı basın gezilerinde olduğu gibi yine sistemin böyle işleyeceğini düşünmüştüm. Oysa ne kadar da yanılmışım. Aslında her şey yayınımıza ulaşan basın daveti ile başladı. İşte hikayesi:

Basın Daveti Gelir

İş Bankası’nın Antalya Kemer’de gerçekleşecek olan bir organizasyonu ile ilgili olarak yayınımıza MPR’dan etkinlik tarihinden yaklaşık 2 hafta önce basın daveti ulaştı. Biz de yayınımız adına daveti gönderen kişiye 30 Ocak 2010 tarihinde yapılacak organizasyon için 22 Ocak 2010’da, yani yaklaşık 9 gün önce, telefonla arayarak etkinliğe katılacağımızı bildirip LCV kaydımızı verdik. Kaydı alan kişi LCV kaydımın alındığını, önümüzdeki günlerde detaylı program ve bilet bilgilerinin gönderileceğini söyledi.

Davet ile ilgili olarak 27 Ocak Çarşamba gününe kadar yani 5 gün boyunca MPR’dan bir bilgi ulaşmadı. Bunun normal olmadığını düşünerek sabah erkenden ilgili kişiye e-posta gönderdim ve gezi programı hakkında bilgi istedim. Okundu bilgisi gelmesine rağmen ne e-posta ile ne de telefon yoluyla yayınımıza bir dönüş olmadı.. Bunun üzerine mesai saati bitmek üzereyken ilgili kişiyi telefonla arayarak e-bilet ve detay gezi programının ulaşmadığını ve ne zaman göndereceklerini sordum. Telefonda aldığım cevap “Kontenjanımız doldu. Maalesef gönderemiyoruz” oldu. Bunun üzerine “İyi ama ben LCV kaydını bugün vermedim ki. Geçen hafta verdiğimizde böyle bir konudan bahsetmediniz. Yayınımızla ilgili mi bir sıkıntı mı var?” diye sordum. Cevap olarak “Öyle söylemek istemiyorum…” cevabını alınca teşekkür ederek telefonu kapattım.

2. Defa Davet Ederler

İlgili kişi telefon görüşmemizden yaklaşık 1 saat sonra yayınımıza bir e-posta yolladı ve e-posta’da şöyle yazıyordu: “Bir karışıklık olmuş, bekliyoruz sizi. Rezervasyonunuzu yaptırıyorum”.

Gelen bu e-posta üzerine haftasonu için yaptığım tüm programları iptal ederek Antalya yolculuğu için hazırlıklarıma başladım. Ertesi gün yani 28 Ocak Perşembe etkinliğe sadece 2 gün kalmıştı. Ben de emin olmak için öğlen saatlerinde ilgili kişiye e-posta atarak detay programı istedim.

3. Defa Davet Ederler

Akşama kadar bekledim ve ilgili kişiden yine bir bilgi ulaşmadı. Akşam olunca ilgili kişiyi tekrar telefonla aradım. “Lütfen gelişmeleri benimle paylaşır mısınız? Bir sıkıntı varsa bunu baştan halledelim, daha sonra sıkıntı yaşamayalım. Bir problem yok değil mi?” dedim. Kendisi bana “Aykut Bey benden kaynaklanan bir problem oldu. Uygun bir zamanda paylaşırım. Şimdi sizin rezervasyonunuzu bekliyorum. Sorun yok Bekliyoruz” dedi.

“Sizi Konuk Edemeyeceğiz…”

Bu görüşmeden yaklaşık 1.5 saat sonra 18:37’de ilgili kişiden şöyle bir e-posta ulaştı: “Aykut Bey, Maalesef gezi programı yazılı ve görsel basınla sınırlı, o nedenle sizi konuk edemeyeceğim…” Ardından ne bir özür telefonu ne bir açıklama.

Bilişim Sektörü’nde 12 yıl boyunca yürüttüğüm Halkla İlişkiler Yöneticiliği görevinden sonraki son 6 yıllık Gazetecilik meslek hayatımda elliye yakın basın gezisine davet edildim ve katıldım. İlk defa maruz kaldığım bu “iletişim ayıbı”ndan dolayı bir yayının yöneticisi olarak büyük bir üzüntü duyuyorum. Üstelik yaşadığımız bu durumu MPR’ın başkanı Sn. Meral Saçkan’a ayrıntılı olarak aktardığımda e-posta ile şu cevabı gönderdi: “Öncelikle size yaşattığımız sıkıntı için özür diliyorum. İş Bankası’yla ilgilenen arkadaşlarımla konuştum. Onlar da özürlerini ilettiler. Banka’nın önce geniş bir organizasyona izin verdiğini, ardından programı değiştirerek daha kısıtlı bir davet yapmak istediğini ve bu nedenle bu sıkıntının yaşandığını belirttiler. Bildiğiniz gibi biz iletişim danışmanlarıyız. İş planımızı, listemizi hizmet verdiğimiz kuruma sunarız ve onların onayıyla yürürüz. 15 yıldır iş süreçlerinde zaman kısıtından veya yoğunluktan bazı sıkıntılarla karşılaştığımız oldu ancak karşılıklı güven ve iyi niyetle bunları aştık. Umarım sizi tekrar kazanmayı başarırız”.

Şimdi Sn. Saçkan’a soruyorum

1- Özürlerini ileten arkadaşlarınızın iletişim becerileri yok mudur ki bir telefon bile etmeden yaşattıkları bu sıkıntı nedeniyle özürlerini bizzat dilemiyorlar. Yoksa o arkadaşları siz mi seslendiriyorsunuz? Sn. Saçkan, özrün vekaleti olmaz…

2- Siz İş Bankası’nın İletişim Ajansı değil misiniz? Eğer İş Bankası size medyadan kimleri çağırmanız gerektiği konusunda talimat veriyorsa MPR olarak siz ne iş yaparsınız? Bir iletişim ajansının görevi hizmet verdiği kurumdan talimat alarak yayın belirlemek değil, hizmet verdiği kurumun etkinliğine hangi yayınların gelmesi gerektiği konusunda müşterisini ikna etmektir.

3- Beni 3 defa davet edip 3 kere “Maalesef ağırlayamıyoruz” diyerek yaşattığınız sıkıntıyı daha önce bir TV kanalındaki veya günlük gazetedeki bir gazeteci arkadaşa yaşatmaya hiç cesaret edebildiniz mi?

4- Yaşanan bütün bu sıkıntının ardından Antalya’da düzenlediğiniz etkinlik sonrası dalga geçer gibi basın bültenini yayınımıza gönderme saygısızlığı 15 yıllık bir İletişim Firması’na yakışıyor mu? Bunun anlamı dünyanın her yerinde tektir: “Biz sizin yayınınızı etkinliğe götürmek için yeterli değerde bulmadık. Ama yayınlamak için bizim için önemlisiniz“.

5- Müşteriniz “İş Bankası” Türkiye’nin en büyük bankalarından biri. İletişim’e büyük önem veriyor. Bir gazetenin Yayın Yönetmeni’ni İş Bankası adına 3 defa davet ettiğinizi ve 3 ayrı defa İş Bankası adına daveti iptal ettiğinizi biliyorlar mı? Eğer biliyorlarsa İş Bankası Kurumsal İletişim’den neden hiç kimse yayınımıza yaşattıkları bu sıkıntı için özür dilemedi? Onlara İletişim Ajansları olarak bunu onlara tavsiye ettiniz mi? Sanırım bu konuda hiç birşey yapmadınız ki; o günden bu yana hiçbir gelişme olmadı. Yoksa atalarımızın dediği gibi sizde işler “Körler sağırlar birbirlerini ağırlar” tarzında profesyonellikten uzak bir şekil mi ilerliyor?

Son olarak MPR’a bir tavsiyem var. Siz mutlaka bir İletişim ve Halkla İlişkiler Firması’ndan profesyonel destek alın. Eğer bildiğiniz bir firma yoksa size Mese İletişim’i tavsiye edebilirim. Eğer 15 yıllık bir İletişim Firması’na birileri başka bir İletişim Firması’ndan profesyonel destek almasını tavsiye ediyorsa zaten orada güneş batıyor demektir. Yolunuz açık olsun…

Bu ayki yazımı Benjamin Franklin’e ait bir deyiş ile tamamlıyorum. “Hataları saklamak, düzeltmekten daha çok acı verir“.