Basın Bülteni Gönderirken Dikkat !

Aykut Altındağ

aykut@maxihaber.net

Basın bülteni, bir kurumu, bir kişi veya grubu ya da bir projeyi sektördeki rakiplerinden ayıran özelliklerini ve anlatılmak istenilen konuyu içeren profesyonelce hazırlanmış bir metni ilgili medya kuruluşlarına haber yapmaları için hazırlanan bir çalışmadır. Bu çalışmanın içeriği haber, röportaj, ürün tanıtımı veya değerlendirme gibi benzer konularda olabilir.

Basın bülteni servis ederken nelere dikkat edilmelidir?

1- Bülten gönderilen yayının haber formatının gönderilecek bültenin konusuna uyup uymadığı mutlaka kontrol edilmelidir. Yani bir bilişim yayınına hamile kıyafetiyle ilgili bülten göndermenin size hiç bir katkısı olmayacağı gibi markanıza zararı bile dokunabilir.

2- Basın bülteninin dağıtımını tercihan profesyonel basın bülteni dağıtımı yapan kuruluşlar ile çalışarak yapın. Bültende abartılı ve reklam kokan kelimelerden uzak durun. Muhteşem, harikulade, dünyada bir ilk, olağanüstü, süper, ultra, lider vs. gibi kelimeler bülten içinde mümkünse yer almasın.

3- Gönderilen basın bültenleri kişilere özel olmadır. Genel ifadeler yerine basın mensubunun ismi olması daha etkili olur. Toplu gönderim veya “Forward” etme şeklinde gönderi yapmaktan kaçınmak gerekir.

4- Basın bültenleri mutlaka görsel malzeme ile desteklenmelidir. Ekinde hiç bir görsel malzeme olmayan bültenlerin haber değeri olsa bile değerlendirilmeleri zordur.

5- Görsel malzeme seçimi en hassas konulardan biridir. Özellikle dijital yayınlar haber görsellerini ağırlıklı olarak yatay fotoğraflardan seçerler. Dikine veya kare fotoğraflar pek tercih edilmezler çünkü bu görseller kullanıldığında ya görsellerde bozulma ya da sayfa görünürlüğünde bozulmalar olacağından servis edeceğiniz fotoğraflardan bir bölümünün mutlaka yatay fotoğraflardan oluşmasını büyük faydası olacaktır.

6- Görsel malzemenin kalitesi de çok önemlidir. Karanlık ve flu fotoğrafları kesinlikle bülten ile birlikte servis etmeyiniz. Aydınlık, net ve çözünürlüğü yüksek görselleri göndermeyi tercih edin. Mesela atama bültenlerinde kişinin vesikalık fotoğrafını tarayıcıdan dijitale çevirip göndermeyin. Mutlaka kurumsal bir haber fotoğrafı olsun. Bazen de çok küçük 20 kb gibi fotoğraflar ekte gönderilmektedir. Büyük gelen fotoğrafı küçültüldüğünde bir bozulma olmaz ama küçük fotoğrafı büyütüldüğünde kalite bozulacağından böyle bir görsel kullanılamayacaktır. 

7- Aynı bülteni aynı yayına defalarca göndermeyin. Bir kere göndermeniz yeterlidir. Her ilave gönderimde bülteninizin değerlendirme şansı biraz daha azalacaktır. 

8- Bülteni gönderdikten hemen sonra telefona sarılarak “Bülteni aldınız mı?”, “Ne zaman yayına girecek?” gibi sorular sormayın. Her gün bülten gönderen 200-300 kişinin bunu yaptığında ne hale gelebileceğimizi bir düşünün. Bülten gönderdiğinizde gazetecileri sürekli arama düşüncenizden vazgeçin. Sadece bir basın daveti göndermişseniz ve son birkaç güne kadar bir katılım bilgisi verilmemişse o zaman aramanızda fayda olabilir.

9- Sadece bülten gönderirken veya işiniz düştüğünde iletişimde olmayın. Destek istediğiniz yayınlara arasıra da destek olmak için iletişime geçin. Mesela markanızın reklam kampanyasında küçük bir yer bile olsa plana dahil edilmesini sağlayın. Özel günlerini de atlamayın.

10- Sürekli bülten gönderdiğiniz yayına bir basın toplantısı yaptığınız zaman kesinlikle basın davetini göndermemezlik yapmayın. Bu yayınların en hassas olduğu konulardan biidir. Davet göndermedinizse de nezaketen bültenini göndermeyin.

11- Bülteninizi haber yapmış olan bir yayını haberin yayınlanıp yayınlanmadığını kesin kontrol etmeden ne arama yapın ne de aynı bülteni tekrar gönderin. Eğer arayıp bültenimiz ne oldu derseniz ve o mecra haberinizi yayınlamışsa sizlerin yayını takip etmediğinizi düşünecek ve bir daha sizden gelen haberlere asla yer vermeyecektir.

Bu konuda da dikkatli olmakta fayda vardır. Bu ayki yazımı bir deyiş ile bitiriyorum. “Patron her zaman haklı değildir, ama her zaman patrondur.”