TNB KEP e-Dönüşüm Hareketini Başlattı

TNB KEP Genel Müdürü Duygu Yantaç

Kamu idaresinin daha şeffaf hale getirilmesine katkıda bulunulması ve bilgi – iletişim teknolojisi alanında kaynak israfını azaltmak amacıyla başlatılan e-dönüşüm hareketi, artık lüks olmaktan çıkıp bir zorunluluk haline geldi. E-fatura, e-arşiv, e-defter gibi uygulamaların mevzuatlara dâhil olması ve e-imza yaygınlaşmasıyla birlikte artan “Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)” abone sayısı ile beraber e-dönüşümün etkilediği kişi ve kurum sayısının 2016 yıl sonu itibariyle 3 milyonu aşması bekleniyor.

2014 yılının başından itibaren kullanımı zorunlu hale gelen, 10 milyon TL ve üzeri ciroya sahip mükelleflerin e-dönüşüm anlamında önemli paya sahip e-fatura ve e-arşiv uygulamalarına geçişi hizmetleri, sağlayıcı kurumların da pazarını bir anda genişletti.

e-Dönüşümün en önemli ayaklarından biri olan “Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)”; gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli elektronik posta anlamına geliyor. Bu amaçla yetkilendirilmiş KEP Hizmet Sağlayıcılar tarafından sunulan bu hizmet, standart e-posta sistemlerinden ayrılıyor. KEP sisteminde gönderici ve alıcı kimlikleri belli olduğu gibi ayrıca gönderim, teslim, okunma zamanı değiştirilemiyor, içerik bütünlüğü korunuyor. Kayıtlı e-posta, herhangi bir uyuşmazlık durumunda hukuken geçerli olarak kabul ediliyor.

Yüzde 70’i aşan tasarruf…

KEP; baskı, postalama, fiziki arşiv gibi konularda firmalar yüzde 70’i aşan tasarruflar sağlıyor. Fatura kaybının önüne geçilirken onay, itiraz ve mutabakat aşamalarını da içeren tüm süreçler KEP ile yasal olarak geçerli, hızlı ve düşük maliyetli olarak tamamlanabiliyor.

Türkiye’de KEP denilince akla gelen en saygın kurumlardan biri olan ve Türkiye Noterler Birliği Vakfı tarafından kurulan TNB KEP, 2012’den bu yana hizmet veriyor. Türkiye Noterler Birliği Vakfı’nın deneyimini, yasal mevzuatlara hâkimiyetini ve hukuk tecrübesini elektronik ortama taşıyan TNB KEP; uzman personeli, uluslararası güvenlik ve kalite sertifikalarına sahip bilişim teknolojileri altyapısı ile kişi ve kuruluşların KEP ihtiyaçlarına çözümler sunuyor. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından KEP hizmeti vermek üzere lisanslandırılan ilk özel kuruluş olan TNB KEP, sektörü bir adım öteye taşıyan çalışmalar yapıyor.

“Yeni dönüşümü başlatıyoruz”

Sektördeki gelişmeleri göz önünde bulundurarak yeni bir e – dönüşüm hareketi başlatmaya hazırlandıklarını anlatan Yantaç “TNB KEB yeni bir e-dönüşüm hareketi başlattı. Biz bu hareketi ikiye ayırdık: Bireyler ve Kurumlar. Bireyler olarak ele aldığımızda bireylerin ihtiyacı olan konuları ikiye ayırdık: birincisi iş yaşamı ikincisi ise kişisel yaşamlar. İletişime ilişkin her türlü ihtiyaçları ve e-dönüşümde faydalanabilecekleri noktaları belirledik. Buna ilişkin özel çözümler ve uygulamalarla bireylere fayda sağlamayı planlıyoruz. İkinci tarafta ise kurumsallar. bulunuyor. Kurumsallar biraz daha kamudaki zorunluluklarla birlikte devreye giriyor, fakat diğer taraftan da yaygınlaşması zorunlu olmayan kurumlara doğru devam ediyor, hatta bireylere dokunuyor. Buradaki danışmanlık yaklaşımıyla ilk olarak her bir sektör, her bir firma için sektörlerin kurum içerisindeki ihtiyaçlarını  ikinci olarak paydaşları veya tadarikçileriyle olan ihtiyaçları, üçüncü olarak ise müşterileriyle olan iletişim ihtiyaçlarını baz alarak üç segmente ihtiyaçlarını belirledik ve problemlerini tespit ettik. Buna ilişkin özel katma değerli uygulamalarla e-dönüşüme hız katmayı planlıyoruz. E-dönüşüm kurumsallarda hızla zorunluluklarla yaygınlaşarak devam ediyor. Burada yeni hedefimiz geçen senenin iki katı müşteriye ulaşmak. Yani 2017 yılı hedefi minimum iki kat müşteriye ulaşmak ve aynı zamanda zorunlu olmayan ancak fayda ile büyüyebilecek bireyleri bu sistemin içerisinde önemli oyuncular haline getirmek” dedi.

“Faydaları anlatacağız”

Dönüşüm hareketinde bu faydaları hem bireylere hem de kurumlara anlatacaklarını dile getiren Yantaç “Danışmanlık yaklaşımımızda üç konuyu ele alıyoruz. Yavaş ilerleyen sistemi bir adım öteye nasıl taşırız diye düşünüyoruz. Hizmeti vermeden önce temeldeki sorunlara odaklanıyoruz. İlk önce kişi ya da kurumun ihtiyaçlarını belirliyoruz. Onları dinleyerek e – dönüşüm sürecinde nelere ihtiyaç duyuyorlar belirliyoruz. Sonra ‘E – dönüşüme geçme planlarını engelleyen unsurlar nedir? Kurumun alt yapısı buna uygun mu? Gerekli donanım, yazılım ve insan kaynağı var mı?’ diye bakıyoruz. Ve son adımda biz onlara hangi çözümlerle gitmeliyiz ki e –dönüşüm ilerleyebilsin konusuna eğilip çözüm üretiyoruz. Bu üç adımlı yaklaşım ile kişiye ve özel çözümler üreterek yeni bir akıma imza atıyoruz” dedi. E – dönüşümün kurumların ve bireylerin 7 \ 24 kullanacağı bir yapı olduğunu anlatan Yantaç, ihtiyacı anlamak, problemleri çözmek ve fayda sağlayan katma değerli uygulamalara yer veren bu yeni çözümlerle sektörün e –dönüşüme bakışını değiştireceklerini söylüyor. Yantaç “Kurumlar personellerini de e- dönüşüme hazırlamalı. İnsanlar kâğıtla işlerini çözmeye o kadar çok alışmış ki bu teknolojiye uzak kalabiliyor. Eğitim bu noktada kritik önem taşıyor. Bu amaçla TNBKEP Akademi’yi kurduk. Akademimiz şu an test aşamasında. 2017’de hem sınıf hem de online eğitimlerle çalışmalarımıza başlayacağız” dedi.

Elektronik Tebligat Adresi Olan, KEP Hesabı Nasıl Alınır?

KEP sisteminin en önemli güvenlik unsurlarından biri olan ve yüz yüze kimlik doğrulanarak gerçekleşen başvuru işlemi; Türkiye çapında noterlerden, 30 ilde anında KEP ve e-imza temini yapılabilen güvenli başvuru noktalarından ve 70’e yakın anlaşmalı meslek odalarından gerçekleştirilebilir. TNB KEP’in bölgesel dağılımımı ise yüzde 50 Marmara, yüzde 20 İç Anadolu Bölgesi’ndeki büyük iller başta olmak üzere; Akdeniz, Ege, Güneydoğu Anadolu, Doğu Anadolu ve Karadeniz olarak sıralanabilir.

1 Temmuz 2012 tarihli yeni Türk Ticaret Kanunu ile KEP (Kayıtlı e-posta); güvenli e-posta hizmeti olarak tanımlanmış ve 19 Ocak 2013 tarihinde yürürlüğe giren elektronik tebligat yönetmeliği ile anonim ve limited şirketler için elektronik tebligat adresi olarak KEP hesabı kullanması zorunlu hale getirilmiştir. Kayıtlı e-posta (KEP) sistemine kayıt olmak isteyen kişi ve kurumlar için kimlik doğrulama işlemi yapılması zorunluluğu vardır. Kimlik doğrulama işlemi; e-imza ve mobil imza kullanıcısı kişiler tarafından kendilerince, TNB KEP ofislerinde ilgili yetkililerce, noterliklerde ya da başvuru noktalarında yapılır.

Bireysel başvuruda, KEP başvurusu yapan kişinin beyan ettiği kimlik belgesinin kendisine ait olup olmadığının kontrolü yapılarak ilgili belgelerin imzalanması sağlanır. Kurum başvurusunda, başvuru yapan kişinin beyan ettiği kimlik belgesinin kendisine ait olup olmadığının kontrolü yapılır. Kişinin şirketin kanuni temsilcileri tarafından işlem yapmak üzere yetkilendirilmiş olduğu teyit edilir ve ilgili belgelerin imzalanması sağlanır. Bu şekilde KEP adres sahiplerinin doğru kimlikleri belirlenir.

Kayıtlı e-posta kullanıcısı yaptığı her KEP gönderim işleminde kimlik doğrulaması kontrolünden geçer. Elektronik ortamda ıslak imza ile aynı geçerliliğe sahip e-imza ve mobil imza, KEP sisteminin ayrılmaz bir parçasıdır ve KEP gönderimi için kullanımları zorunludur. Bu şekilde, her KEP gönderiminde gönderimi gerçekleştiren kullanıcıların doğru kimlikleri belirlenir.

Kayıtlı e-posta (KEP) sistemi üzerinden yapılan haberleşmenin hiçbir şekilde değiştirilemeyecek parmak izi niteliğinde hukuken geçerli delilleri oluşturulur. Bu şekilde KEP sisteminde iletinin orijinalliği korunur ve veri bütünlüğü garanti altına alınır. KEP sistemi üzerinde gerçekleşen haberleşmenin içeriği KEP hizmet sağlayıcılar tarafından hiçbir şekilde izlenmez. Tüm adımlarda oluşturulan KEP delilleri, hizmet sağlayıcılar tarafından kayıt altına alınır ve 20 yıl boyunca saklanır.  E- tebligatlar için saklama süresi 30 yıldır.